Archivos a mantenimiento

La memoria de una sociedad corre peligro cuando sus archivos permanecen en el descuido, y esa parece ser la constante en la península de Yucatán. El pasado viernes, en nuestra edición impresa, el reportero Gabriel Graniel dio cuenta de las declaraciones de Rocío Jiménez Vera, directora del Registro Público de la Propiedad y Comercio de Carmen (“En mal estado, libros del Registro Público de la Propiedad”, LJM, 16 de junio, 2022), sobre el deterioro de los libros de esa institución “por falta de mantenimiento y uso adecuado”.

Aunque con esas declaraciones ya es notorio que la funcionaria desconoce los principios de conservación documental -y debe aclararse que tampoco es su función principal como directora del Registro - lo grave es la posibilidad de la pérdida de esos libros, que contienen la historia de las propiedades y cambios de manos de las negociaciones de ese municipio.

Jiménez Vera tampoco menciona de qué años son los libros que se encuentran en riesgo. Pero siempre serán todos los volúmenes, toda la información, los que peligren cuando no se toman en cuenta las condiciones de resguardo de los documentos.

Vayamos por partes también, porque lo que ocurre con el Registro Público de la Propiedad y Comercio de Carmen es un problema generalizado en la península y de fondo están los obstáculos para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

La mencionada norma, que apenas acaba de cumplir cuatro años de publicada, establece que los archivos deben contar con las condiciones que permitan la conservación de los documentos. Estos no necesitan recibir “mantenimiento”, simplemente deben almacenarse a temperatura y humedad ambiental controladas, protegidos igualmente del polvo y fauna nociva. La costumbre, sin embargo, ha ido hacia el extremo opuesto: los archivos suelen ubicarse en casonas antiguas (“si ahí está la historia, que el lugar esté acorde”), en las que impera la humedad. Pareciera que los archivos no pudieran contar con instalaciones modernas que faciliten la tarea de garantizar que un documento de carácter histórico con la máxima restricción para llegar a la consulta abierta (70 años para documentos con datos personales sensibles), pueda leerse e incluso exhibirse en su versión original.

Otro obstáculo que exhibe la nota de referencia es que en las dependencias no se está siguiendo la división entre áreas operativas: no hay distinción entre archivo de trámite, de concentración e histórico, como marca la ley, y muy probablemente tampoco hay un director del área coordinadora de archivos; de manera que lo que se conoce como “archivo” es seguramente más una bodega de papeles que un espacio organizado.

Cumplir con la Ley General de Archivos, y las correspondientes estatales, requiere de un esfuerzo gigantesco y de un cambio cultural en las dependencias. Las condiciones ambientales de la península de Yucatán obligan a que el equipamiento de un archivo sea mucho más que un edificio cualquiera, cajas y anaqueles. Deben considerarse paredes selladas, higrómetros, extractores de humedad y aires acondicionados, además de controles de acceso.

Y estamos hablando todavía de documentos en soporte papel. Cuando tenemos fotografías o documentos electrónicos, las necesidades cambian y el archivo se hace todavía más complejo.

A una sociedad le debieran preocupar sus archivos. Estos documentos que ya son considerados a la vez bienes públicos y monumentos históricos forman parte de nuestra memoria y en ellos pueden encontrarse respuestas a qué hemos hecho bien, qué se puede corregir y cuánto hay para hacer las cosas de manera distinta. De ninguna manera debiéramos condenarnos al olvido y creer que a las generaciones presentes les corresponde imaginar desde cero cómo hacer una sociedad mejor. Los diagnósticos sociales inician desde el cómo llegamos a este presente.

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Edición: Estefanía Cardeña